Maailman parhaassa hallinnossa taloustiedot ovat jatkuvasti ajan tasalla. Laskut ja kuitit liikkuvat myyjien ja ostajien välillä sähköisesti reaaliajassa. Taloushallinnon prosessit ovat läpinäkyviä ja mahdollisimman pitkälle automatisoitu. Reaaliaikatalous säästää niin aikaa kuin rahaa!
Reaaliaikatalouden edistäminen on yksi hallitusohjelmassakin linjatuista keinoista maailman parhaan julkishallinnon saavuttamiseksi. Tavoitteena on tehdä Suomesta reaaliaikatalouden edelläkävijä. Julkishallinnolla on tärkeä rooli kehityksen mahdollistajana ja suunnannäyttäjänä. Mitä reaaliaikainen talous tarkoittaa käytännössä ja miten se hyödyttää niin julkisen kuin yksityisen sektorin toimijoita? Entä miten Valtiokonttori on mukana johdattamassa Suomea reaaliaikatalouden edelläkävijäksi? Näihin kysymyksiin vastaa Valtiokonttorin maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen tämänkertaisessa Valtio Expo 2020 teema-artikkelissa.
Julkinen hallinto reaaliaikatalouden edelläkävijänä
Digitalisaatio ja automatisaatio ovat aikamme merkittäviä kehitystrendejä. Tietotekniikan kehittyminen ja yleistyminen muuttavat yhteiskunnan rakenteita ja tapoja toimia. Maailman parhaassa hallinnossa uuden teknologian tuomat mahdollisuudet osataan ja halutaan valjastaa sujuvoittamaan myös talouden prosesseja.
Mikä reaaliaikatalous?
Reaaliaikataloudella tarkoitetaan talousjärjestelmää, jossa taloustiedot, kuten laskut, kuitit, raportit ja verojen maksutiedot, kulkevat digitaalisesti parhaimmillaan reaaliajassa eri toimijoiden järjestelmien välillä. Tulevaisuuden tavoitteena on saada myyjien ja ostajien, niin yksityisen kuin julkisen sektorin – ensin Suomessa ja sitten myös laajemmin koko EU:n alueella – järjestelmät pelaamaan saumattomasti yhteen, jolloin tiedon käsittely ja liikkuminen taholta toiselle voi tapahtua automaattisesti.
Jotta reaaliaikatalouden edellyttämä tiedon siirtäminen ja automaattinen käsittely olisi mahdollista, tulee tiedon olla sellaisessa muodossa, että sen voi koneellisesti lukea. Tiedon tulee olla rakenteellista. Esimerkiksi paperilaskulta tiedot joudutaan siirtämään eri järjestelmiin manuaalisesti. Sähköisessä laskussa tältä vältytään, kun tieto on valmiiksi rakenteellisessa muodossa ja käytettävissä sellaisenaan.
Mitä iso edellä, sitä pienemmät perässä
Reaaliaikataloutta edistetään valtionhallinnossa työ- ja elinkeinoministeriön johdolla, ja Valtiokonttorin ohella työssä ovat mukana myös Verohallinto ja Patentti- ja rekisterihallitus. Valtiokonttorin vastuulla on erityisesti verkkolaskutuksen ja digitaalisen kuitin eli eKuitin kehittäminen ja käytön edistäminen.
”Valtionhallinto näyttää suuntaa reaaliaikatalouden edistämisessä.”
Valtionhallinto voi omalla toiminnallaan näyttää suuntaa ja viedä kehitystä eteenpäin myös muualle yhteiskuntaan. Valtion siirtyminen sähköisiin osto- ja myyntilaskuihin edistää digitalisaatiota koko yhteiskunnassa. Jos reaaliaikatalouden vaatimukset huomioidaan valtion hankintojen kilpailutuksissa, kannustaa tämä tarjoajia vastaamaan huutoon ja kehittämään omia tuotteitaan/palvelujaan vastaamaan valtion vaateita. On tärkeää, että me valtionhallinnossa näytämme omalla toiminnallamme suuntaa ja esimerkkiä, toimimme proaktiivisesti ja kannustavalla asenteella. Kun tarjolla on valmiita hyviä malleja ja positiivisia kokemuksia, on muiden helpompi seurata perässä.
Hyötyjänä koko yhteiskunta
Reaaliaikatalous ei kosketa ainoastaan hallinnossa talouden ja hankintojen parissa työskentelevien työtä, vaan sen vaikutukset ja hyödyt heijastuvat laajemmin niin valtionhallintoon kuin yrityksiin, yksilöihin ja koko yhteiskuntaan. Talouden prosessien digitalisoituminen ja automatisoituminen säästävät aikaa ja rahaa. Ympäristökin kiittää, kun paperilaskut ja -kuitit korvautuvat sähköisillä.
Kun tieto on rakenteellisessa muodossa, sen käsitteleminen ja välittäminen toimijalta toiselle helpottuu ja yksinkertaistuu. Manuaalisen työn määrä vähenee, jolloin aikaa ja resursseja vapautuu enemmän muuhun, organisaation kannalta tärkeämpään – ja työntekijän kannalta mielekkäämpään ja monipuolisempaan – tekemiseen. Virheiden riski vähenee ja päätöksenteko paranee, kun sen tukena on ajantasaista ja oikeaa tietoa. Reaaliaikatalous kasvattaa talouden prosessien läpinäkyvyyttä, mikä auttaa osaltaan ehkäisemään myös harmaata taloutta.
Kohti maailman parasta digitaalista taloushallintoa
Reaaliaikatalous mahdollistuu osana laajempaa yhteiskunnan digitalisoitumista, automatisoitumista, robotisaatiota ja tekoälyistymisen kehityskulkua. Näiden yleistyessä seuraavat talouden prosessit mukana. Tulevaisuudessa digitaaliset laskut ja kuitit ovat luonteva osa digitaalista yhteiskuntaa ja taloutta. Jo nyt voimme huomata, kuinka esimerkiksi postiluukusta kolahtava paperilasku alkaa olla katoavaa kansanperinnettä.
Jotta tilausprosessi saadaan rullaamaan sujuvasti aina tilauksesta maksuun, tulee prosessi nähdä kokonaisvaltaisesti ja katsoa yli siilojen. Hankintatoimi ja taloushallinto muodostavat tiiviin kokonaisuuden ja jatkumon, jossa yhteiset pelisäännöt auttavat tekemään hankintaprosessista sujuvan. Reaaliaikatalouden toteuttaminen ei vaadi uuden teknologian kehittämistä, enemmänkin kyse on olemassa olevan teknologian hyödyntämisestä, eri ekosysteemien välisen vuoropuhelun lisäämisestä sekä yhteisten standardien ja pelisääntöjen noudattamisesta.
”eKuitti kaikkien käyttöön vuoteen 2025 mennessä.”
Valtionhallinnossa on jo otettu isoja harppauksia reaaliaikatalouden suuntaan. Verkkolaskutus on arkipäivää ja laskujen tiliöinnin ja tarkastamisen automatisoinnissa ollaan myös pitkällä. eKuitin osalta pilotointi on parhaillaan käynnissä, ja yhteistä toimivaa infraa ja standardeja rakennetaan kovaa vauhtia. eKuitti on tarkoitus saada kaikkien käyttöön vuoteen 2025 mennessä, jolloin valtio tulee vaatimaan kaikki kuitit sähköisenä. Reaaliaikatalous tulee vaikuttamaan merkittävästi myös tilinpäätösprosessiin. Tilinpäätökset tullaan laatimaan tulevaisuudessa nykyistäkin nopeammin ja tilinpäätöstiedot siirtyvät niitä tarvitseville tahoille aikaisempaa helpommin ilman, että yritykset joutuvat niitä erikseen tallentamaan ja raportoimaan useampaan kertaan. Valtiokonttori on vahvasti yhdessä mm. PRH:n ja Verohallinnon kanssa viemässä tätä kehitystyötä eteenpäin sekä tukemassa niin julkisen kuin yksityisen puolen toimijoita sähköisten laskujen ja kuittien käyttöönotossa.
Muutos ei tapahdu hetkessä, mutta sen suunta on selvä. Kustannustehokas ja läpinäkyvä reaaliaikainen talous on niin valtionhallinnon, yritysten kuin koko yhteiskunnan etu.
Keijo Kettunen
Maksuliikepäällikkö
Talous, tieto ja työelämä -toimiala
Valtiokonttori
keijo.kettunen (at) valtiokonttori.fi
@kepa3011
Seuraa Valtio Expon kuulumisia ja keskustelua: www.valtioexpo.fi | Twitterissä: #valtioexpo
